அலுவலக மேலாண்மை 335
பணி அமைப்பும் பணிச் செய்முறைத் தணிக்கையும் (System and procedure audit). அன்றாட அலுவலகப் பணிகளை (routines) அறிந்து அவற்றை எழுத்து மூலம் தொகுத்த பின்னர் அலுவலக மேலாண் மையர் செந்தரப் பயிற்சியை அல்லது மாதிரிப் பயிற்சியை அலுவலகத்தில் எவ்வாறு பின்பற்று கிறார்கள் என்பதைக் கண்டறிய வேண்டும். அதற் காகச் செய்முறைகளைக் குறிப்பிட்ட இடைவெளிக் காலத்தில் (periodic) மறுசீராய்வு (review) செய்ய வேண்டும். இம்மறுசீராய்வு முறைக்குப் பணிஅமைப் பும் செய்முறைத் தணிக்கையும் என்பது பெயர். அடக்கவிலைக் கட்டுப்பாடு (Cost control). ஒரு பணியை உச்ச வேகத்தோடு செய்வது மட்டு மில்லாமல் குறைந்த செலவிலும் செய்ய வேண்டும். வழிமுறைப் பணியினால் ஓர் இயக்கத்தை முடிப்பதற் காக ஆகும் செலவு, அதாவது பணியாளர், பார்வை, சாதனங்கள் இன்னபிறவற்றுக்கு ஆகும் செலவுகளைக் கவனமாக ஆய்வுக்கு உட்படுத்த வேண்டும். மேற் to வழிமுறைப் பணிகள், குறிப்பிட்டவர்கள் அதா வது அலுவலக மேலாண்மையர் அல்லது அலுவலக மேலாண்மையரின் உதவியாளர் (assistant office-manager) அல்லது துறைத்தலைவர்களால் செயல்படுத்தப்பட வேண்டும். பெரிய நிறுவனங் களில் (organisation) வழிமுறைத் துறைகளுக்கென்று ஒரு கிளையைத் தனியாக நிறுவித் தொடர்ந்து வழிமுறைகளைப்பற்றி, அலுவலக மேலாண்மை யரின் அல்லது துறைத் தலைவரின் கட்டளைப் (direction) படி ஆராய வேண்டும். சில நேரங்களில் தொடர்புள்ள துறைத் தலைவர்களின் முன் ஒப்பு தலைப் பெறவேண்டும். அலுவலகப் பொறிகளும் சாதனங்களும் (Office machines and equipments). அலுவலகப் பணியைத் திறம்படச் செய்யப் பல பொறிகளும் சாதனங்களும் நாளுக்கு நாள் பெருகியவண்ணம் உள்ளன. ஆனால் அவற்றிலிருந்து அலுவலக மேலாண்மையர் தம் அலுவலகத்திற்கு வேண்டிய சாதனங்களைச் சிறந்த முறையில் தேர்ந்தெடுத்து வாங்க வேண்டும். பலர் செய்யக்கூடிய பணிகளைச் சில பொறிகளே விரைவில் பிழையின்றி செம்மையாகச் செய்ய வல்லன. அவற்றால் அலுவலகங்களின் செயல் திறமும் பெருகியுள்ளது. உடலுழைப்புக் குறைவதால் அலுவலகப் பணியாளர்கள் சலிப்படையாது நீண்ட நேரம் தெம்போடு பணியாற்ற முடிகிறது. பயன் பொறிகளும் சாதனங்களும் முற்றும் படுத்தப்பட்டால் அலுவலகச் செலவில் சிக்கனம் ஏற்படுவது உறுதி. அவ்வாறின்றி அவற்றை அலுவலக மேலாண்மை 335 ஏதாவது சில சமயங்களில் பயன்படுத்திக் கொள்ள லாம் என வாங்கி வைப்பது சிக்கனத்தின்பாற்பட்ட செயலன்று. ஆகவே அலுவலகங்கள்,எந்த அளவுக்குப் பொறிகளும் சாதனங்களும் வாங்குவது என்பது அங்குள்ள பணியளவையும், அதைச் செய்ய எந்தப் பொறிகளையும் சாதனங்களையும் வாங்கினால் முழுமையாகப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம் என்ப தையும் பொறுத்திருக்கிறது. அலுவலகங்கள் பயன்படுத்தும் பொறிகளைப் பின்வருமாறு வகைப்படுத்தலாம். அவையாவன, எழுதுவதற்கும் படிகள் எடுக்கவும் பயன்படுத் தப்படும் சாதனங்கள், தகவல் தொடர்புச் சாதனங்கள் (communication equipment), கணக்குப் பதிவுக்கும் கணிக்கவும் உதவும் சாதனங்கள், பிற கலப்பினப் பொறிகளும் சாதனங்களும் ஆகும். அலுவலக மேலாண்மையர் தம் அலுவலகத் திற்குத் தேவையான சாதனங்களையும் அறை (furniture) இருக்கைகளையும் நல்லமுறையில் தேர்ந்தெடுத்து வாங்க வேண்டும். பல வடிவமைப்பு (design) கொண்ட அறை இருக்கைகள் நாளுக்கு நாள் அதனதன் தேவைக்கு ஏற்பப் பெருகிக்கொண்டே செல் வதால் அலுவலக மேலாண்மையர் அறை இருக்கை களைத் தேர்ந்தெடுப்பதில் தனிக்கவனம் செலுத்த வேண்டும். தன் தேவையை நிறைவுபடுத்தாதவற்றைத் தேர்ந்தெடுப்பதால் அலுவலகச் செயல்திறன் பெரி தும் பாதிக்கப்படுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, பொது வாக எல்லா அலுவலகங்களிலும் நாற்காலிகள் வாங் கப்படுகின்றன. ஆனால் பணியாளரின் பணிக்கு ஒத்தவையாக அமைவதில்லை. தற்போது அலுவலக நாற்காலிகளின் வடிவமைப்பில் மிகுந்த கவனம் செலுத்தப்படுகிறது. அதாவது அவை அதிக அளவில் பயன்படுத்தக் கூடியதாகவும் வெகு நேரம் வேலை செய்வதால் ஏற்படும் களைப்பைக் குறைப் பதாகவும் மேலும் அலுவலகத்தின் இடப்பரப்பைச் சிறிதளவே அடைப்பதாகவும் செய்யப்படுகின்றன. அவை எழுது பொருள்கள்(Stationery) . எழுது பொருள் களை அலுவலகத்தில் கையாளும் விதமும் அலுவல கத்திற்கான வனப்புப் பொருள்களையும் சாதனங் களையும் தேர்ந்தெடுப்பதும் சிக்கலானவையாகும். அலுவலகத்திற்குத் தேலையான எழுது பொருள் களின் அளவு சிறிதேயாயினும் அலுவலக வழக்க மான பணிகள் அவற்றால் பெரிதும் பாதிக்கப்படும். தவறாகத் தேர்ந்தெடுத்த எழுதுபொருள்களால் அலுவலகத்தின் செயல்திறன் குறைந்துவிடும். ஆக மொத்தமாக அலுவலகச் சாதனங்களில் அழகு பொருள்களுக்காகும் செலவைவிட அலுவலக எழுது பொருள்களுக்கு ஆகும் செலவு மிகுதியானால்கூட வியப்படைவதற்கில்லை.
